+7 (499) 653-60-72 Доб. 574Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Должностые обязаннсоти секретаря в небольшой фирме

Вы можете скачать должностную инструкцию секретаря приемной руководителя бесплатно. Должностные обязанности секретаря приемной руководителя. Название учреждения. На должность секретаря приемной руководителя назначается лицо с высшим профессиональным образованием требований к стажу работы нет или средним специальным образованием и стажем работы по профилю не менее 2 лет. В период отсутствия секретаря приемной руководителя его обязанности возлагаются на его заместителя, назначаемого в установленном порядке, несущего полную ответственность за их должное выполнение.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Секретарь-референт

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как составлять эффективные должностные инструкции для персонала

Научно доказано: ассистенты, как правило, умнее, образованнее и способнее собственных шефов. Персональный ассистент personal assistant, PA [1] — это незаменимый для руководителя сотрудник. Он выполняет настолько много функций и имеет такие большие полномочия, что по факту становится вторым человеком в компании.

Сформулировать полностью его должностные обязанности практически невозможно. Мой опыт работы в кадровом агентстве сформировал особый взгляд на эту удивительную профессию. Как правило, на сайтах по поиску работы размещают вакансии со стандартным набором требований — документооборот и организационная работа.

Такие вакансии как близнецы похожи между собой, за исключением размеров компании и сферы бизнеса. Но на самом деле негласных и специфичных требований к позиции огромное количество. Их не выносят в описание вакансии на сайтах, но именно эти требования являются определяющими при отборе кандидатов.

Вот примеры экзотических требований: скорость счета купюр вручную; наличие спортивного разряда; умение считать в уме; опыт ведения инвестиционных проектов; знание законодательной базы; отличное знание всех премиум-брендов; контактная база собственников элитных ресторанов. Привычные требования: высота тембр голоса, рост, вес, размер одежды, знание языков и пр. Руководитель также выдвигает дополнительный список требований к личностным качествам ассистента, который, пожалуй, самый объемный.

При этом официальные требования к профессиональным навыкам и опыту не становятся менее важными. Вот и выходит, что идеальных кандидатов на рынке единицы и подобрать РА для руководителя очень сложно. А ведь для каждого работодателя идеал помощника свой, но есть константа — всем нужен надежный, преданный и ответственный помощник, способный брать на себя все организационные и информационные задачи, освободить руководителя от нерациональной траты времени и умело решать стандартные и нестандартные проблемы.

Прежде чем обозначить отличия, определимся с видами административных позиций. Важно понимать, о каком именно административном профессионале мы говорим и какие функции на него возлагаются.

Бизнес-ассистент ВА персональный ассистент РА , личный помощник — необходим руководителю или собственнику крупных компаний как российских, так и международных. Подчиняется только своему руководителю. Секретарь — необходим руководителям любых компаний. Подчиняется всем топ-менеджерам.

Требования: возраст — около 23—30 лет, средне-специальное или высшее образование в зависимости от уровня компании , допустимо отсутствие опыта работы, необходимы владение компьютером, опыт работы с оргтехникой, высокая скорость печати, знание делового этикета, при необходимости — знание иностранного языка.

Личные качества: ответственность, исполнительность, доброжелательность, способность выполнять однообразную работу. Секретарь-помощник — необходим руководителю со штатом компании до 50 человек. Подчиняется руководителю. Совмещение функций секретаря с частичными функциями помощника руководителя. Выполняет простые поручения руководителя.

Требования: высшее или незаконченное высшее образование, возраст — около 25—32 лет, высокая скорость печати, умение пользоваться оргтехникой, аналогичный опыт работы от года. Личные качества: исполнительность, ответственность, дисциплинированность, способность выполнять монотонную работу. Офис-менеджер — необходим средним компаниям со штатом от 30 человек. Подчиняется как руководителю, так и топ-менеджерам. Отвечает за материально-техническое обеспечение работы офиса, ведет первичную документацию, может выполнять функции секретаря встреча гостей, звонки, документооборот.

Требования: высшее образование, возраст — 25—35 лет, опыт аналогичной работы, организационные навыки. Личные качества: коммуникабельность, доброжелательность. Секретарь на ресепшен — необходим компаниям со штатом от 50 человек, с большим количеством посетителей. Подчиняется административному директору, помощнику руководителя, офис-менеджеру, руководящему составу. Требования: хорошие внешние данные, возраст — 22—27 лет, допустимо отсутствие опыта работы, умение пользоваться оргтехникой, мини-АТС.

Личные качества: доброжелательность, коммуникабельность, стрессоустойчивость, улыбчивость. В описании административных должностей, несмотря на сходство обязанностей, есть главное отличие: основная задача секретаря — это управление информационным потоком, а основная задача персонального ассистента — это управление производительностью руководителя. Чтобы максимально соответствовать высокому уровню руководителя, PA должны обладать определенными навыками, качествами и умениями, типом характера и, пожалуй, главное, особым складом личности.

Управление личными делами руководителя личное сопровождение. На самом деле функционал и количество задач не поддаются описанию и перечислению на собеседовании. Их мало, поэтому они ценятся высоко, а глубокое погружение в исполнение обязанностей, часто в ущерб личным интересам, как правило, компенсируется достойной зарплатой.

Избежать хаоса и неразберихи поможет система выстраивания каталога задач. В ее основе лежит правило приоритетов:.

Если вы получили за час несколько заданий, которые одновременно сделать абсолютно невозможно, необходимо проинформировать руководителя о сложившейся ситуации и попросить, чтобы он расставил приоритеты.

Требования к PA формируются из задач и сферы функциональных компетенций, которые определяет руководитель: ассистент может быть полностью вовлечен в бизнес, а может быть нанят исключительно для организации личного пространства руководителя. Для кого-то неважно наличие профильного высшего образования, другие требуют в первую очередь знание языков, некоторым важно, какой кофе варит помощник или как он выглядит.

Но, несмотря на спектр и специфику задач в различных компаниях, ключевые требования всегда остаются неизменными.

Грамотная речь. Практика показывает, что наиболее успешные PA — выпускники лингвистических вузов. Финансовое и юридическое образование тоже востребовано, но важно, чтобы ассистент свободно владел иностранным и отлично знал русский язык, обладал развитой речью и богатым словарным запасом. Высокий культурный уровень. Высокий культурный уровень — самое востребованное качество персонального ассистента. Можно быстро освоить функционал, приобрести необходимые навыки, но культура приобретается с детства и формируется годами.

Например, московские работодатели редко выбирают иногородних кандидатов. У них есть предубеждение, что поведение приезжих девушек даже с хорошим образованием имеет налет провинциальности, их речи присущ особый говор, акцент, ненормированные ударения, а представительские функции для ассистента крайне важны, хотя и здесь есть много исключений. Как совмещать ненормируемый график работы с семьей и детьми — неясно.

Но если у вас есть успешная практика такого совмещения, то наличие семьи — преимущество. Дети должны быть старше трех лет. В требованиях к возрасту персонального ассистента очень много субъективного.

Некоторые руководители исходят из эстетических норм и отдают предпочтение молодости. Но чаще всего мы работаем с компаниями, руководители которых осознанно делают выбор в пользу женщин более зрелого возраста. Серьезные корпорации всегда связаны с крупными финансовыми операциями и большой юридической ответственностью. Кроме того, клиентам приятен имидж стабильности компании. Пожалуй, самый важный фактор.

Для успешной работы необходима полная психологическая совместимость с руководителем. Для этого ассистент как минимум должен обладать определенными качествами.

Главные требования к персональному ассистенту — лояльность и преданность. В первую очередь — к руководителю, затем к компании в целом.

Ассистент находится в максимальной близости к руководителю и к его семье, а это значит, что он должен быть надежным, как скала, стойким, как разведчик на допросе, заботливым, как мама. Для того чтобы выяснить, что же наиболее важно для руководителя в личности РА, мы провели опрос.

Каким должен быть эффективный помощник для вас? Наиболее важным качеством для руководителей оказалась преданность. Лояльность, работа за идею, а не за деньги, умение читать мысли первого лица, определять по телефону плохое настроение босса, не обращать внимания на недовольство в свой адрес, когда выплескивается накопившееся раздражение из-за безответственности подчиненных, недобросовестности партнеров, проблем с родственниками, неподходящей погоды и пр. Отличительная черта лояльного помощника — искренняя и неизменная готовность помочь, даже если решение данной проблемы не прописано в контракте.

Поэтому руководители, перемещаясь по карьерному пути горизонтально или вертикально, часто забирают с собой и личного помощника, с которым их связывают особые рабочие отношения. Ответственность, пунктуальность. Здесь важно именно четкое исполнение задачи без самодеятельности, инициативы и личного мнения. Сложность: есть только одна попытка услышать и понять задание и минимум времени на то, чтобы четко его сделать; никто не будет повторять дважды.

Это проактивная позиция и умение держать руку на пульсе, поддержать разговор с партнерами о текущей политической и экономической ситуации в стране и мире, способность разобраться, как работает та или иная техническая новинка, умение работать в режиме многозадачности, находчивость, быстрая реакция в нетипичных ситуациях, смекалка, сообразительность, аналитический склад ума. Степень доверия личному помощнику, как правило, очень высока: ему доверяют платежные карты и пинкоды, различную конфиденциальную информацию, помощники участвуют в решении задач в личной жизни руководителя.

Залог доверия — соблюдение субординации, умение слушать, соблюдение конфиденциальности. Важны личные знакомства с управляющими ресторанов, яхтенных центров и авиакомпаний, отелей, фондов, VIP-клубов — это дает возможность быстро и эффективно решать задачи босса.

Мобильность, оперативность, адаптивность, возможность находить общий язык с совершенно разными по статусу людьми. Личный ассистент справедливо считается гением общения. Он может завоевать расположение практически любого человека, поставить на место грубияна, разрешить любой конфликт и остаться при этом обаятельным и всеми уважаемым человеком.

Инициативность — это устойчивое свойство личности с осознанным и решительным желанием что-то внедрить или преобразовать. Руководители отмечали, что инициатива ассистента мешает управленческому процессу, приносит дискомфорт боссу, ведь если помощник может организовать своего начальника, отстоять в общении с ним свою позицию, быть убедительным и конструктивным, то непонятно, кто здесь босс.

Задача помощника — это не стремление стать преуспевающей бизнес-единицей с идеями, а стремление помогать руководителю, четко исполняя распоряжения и реализуя его инициативы. Чаще всего такие вакансии поступают от небольших компаний. В вакансиях для персональных ассистентов к собственникам в крупные компании упоминаний о внешности нет. Портрет ассистента по мнению руководителей — преданный, разумный исполнитель, в меру общительный, не болтливый, работоспособный.

Портрет ассистента по мнению ассистентов — инициативный лидер, с яркой внешностью, гений общения и идей. Из таблицы видно, что ответы ассистентов в корне отличаются от видения руководителей.

В этом состоит главная проблема недопонимания кандидатов и уже работающих ассистентов , что в действительности хочет руководитель от своего помощника. Взяв за основу ответы и пожелания руководителей из опроса и подкрепляя это нашей практикой работы с требованиями к вакансиям, убеждаемся, что для работы персональным ассистентом только профессиональных навыков недостаточно.

На этой должности ценятся высокий интеллект, образованность, жизненный опыт, умение быстро ориентироваться в экстремальных ситуациях, эрудиция, острый ум, чувство юмора, преданность и при навыках отменной коммуникабельности с владением обширной информацией — умение держать язык за зубами. При просмотре вакансий необходимо учитывать не только сайты по поиску работы, но и обращаться в кадровые агентства, поскольку не все вакансии размещают в Интернете.

Расскажем, зачем нужна должностная инструкция секретарю, совмещающему обязанности делопроизводителя. Подскажем, что должен содержать документ. Секретарь и делопроизводитель — это разные профессии.

Поиск работы Работа для студентов Исследования Сообщества Работодателям Мобильное приложение Производственный календарь Как найти работу Работа для студентов. Разместить вакансию. Обратная связь. Вход и регистрация.

500 советов секретарю (О. А. Энговатова)

XXI в. Ценится и высоко оплачивается только труд работников, безупречно знающих свое дело. В полной мере это относится к секретарям секретарям-референтам. Получить специальность в учебном заведении — это только начало пути к профессионализму. Полученные знания надо уметь применить. Сегодня требуются постоянное повышение квалификации, совершенствование труда.

Персональный ассистент: кто, зачем и почему? Записки эксперта по подбору персонала

История профессии секретарь берет свое начало еще со времен Древнего Рима. В то время состоятельные патриции имели при себе специального человека — секретаря, в обязанности которого входило давать советы патрицию и обязательно держать в секрете все, что он знает о делах и намерениях первого. Сегодня секретарь — это не просто один из многочисленных сотрудников компании, это в первую очередь ее лицо. Внимательность, порядочность, организованность и приветливость — это те качества, которыми должен обладать секретарь, чтобы располагать к себе людей и формировать у них позитивное впечатление о компании. Он также должен иметь отличные коммуникационные навыки и уметь четко и логично излагать свои мысли, так как в некоторых случаях секретарь может входить в делегацию участвующую в переговорах.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Если руководитель дает поручения, не входящие в должностные обязанности - Елена Пономарева
Еще в году вступил в силу профстандарт секретаря. Но до сих пор не все понимают, в чем суть этого документа, обязательно ли его соблюдать и как он может помочь в работе.

Вопрос 5. Роль секретаря, секретаря — референта в структуре управления предприятий малого и среднего бизнеса. Должность секретаря на уровне руководителя предприятия появилось в России в г. С самого начала работа секретаря наряду с рутинными обязанностями носила характер личного помощника первых руководителей. В период административно-хозяйственного управления народным хозяйством работа секретаря во многом стала сводиться к выполнению технических функций: прием и регистрация корреспонденции, отправка исполненной документации, сдача в архив документов, контроль исполнения указаний руководителя. В новых социально-экономических условиях роль секретаря резко возросла, его функции кардинально изменились. Кроме традиционного знания делопроизводства и общей грамотности, потребовались знания иностранного языка желательно двух , умение работать на компьютере, хорошо ориентироваться в основах законодательства об организации делопроизводства, трудового законодательства, управления бизнесом. В состав функций секретаря вошли не только обязанности по качественному документному обслуживанию руководителя, но и оказание ему помощи в выполнении административных задач при проведении таких мероприятий, как переговоры, совещания, подготовка текста докладов, презентации, прием посетителей и т.

Секретарь приемной руководителя

Соблюдение требований по оформлению первичных документов в соответствии с действующим законодательством и по установленной форме. При необходимости секретарь может направляться в служебную командировку местного и регионального значения. Рассмотрим примерную должностную инструкцию секретаря - референта, работающего в небольшой средней фирме, где нет специальной службы.

Раздел: Бизнес, финансы. Должностная инструкция - главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность секретаря, определяющий его права, положения в организации, характер работы.

Научно доказано: ассистенты, как правило, умнее, образованнее и способнее собственных шефов. Персональный ассистент personal assistant, PA [1] — это незаменимый для руководителя сотрудник. Он выполняет настолько много функций и имеет такие большие полномочия, что по факту становится вторым человеком в компании. Сформулировать полностью его должностные обязанности практически невозможно. Мой опыт работы в кадровом агентстве сформировал особый взгляд на эту удивительную профессию. Как правило, на сайтах по поиску работы размещают вакансии со стандартным набором требований — документооборот и организационная работа. Такие вакансии как близнецы похожи между собой, за исключением размеров компании и сферы бизнеса. Но на самом деле негласных и специфичных требований к позиции огромное количество. Их не выносят в описание вакансии на сайтах, но именно эти требования являются определяющими при отборе кандидатов. Вот примеры экзотических требований: скорость счета купюр вручную; наличие спортивного разряда; умение считать в уме; опыт ведения инвестиционных проектов; знание законодательной базы; отличное знание всех премиум-брендов; контактная база собственников элитных ресторанов.

Глава небольшой организации нередко сам занимается бухгалтерским Должностные обязанности секретаря-референта конкретизированы в.

Должностная инструкция секретаря делопроизводителя

.

Обязанности секретаря: организация, порядок, дисциплина

.

5. Роль секретаря, секретаря-референта

.

.

.

.

Комментарии 4
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Мариетта

    На мой взгляд самым бюджетным вариантом является упрощенная процедура оформления права собственности на земельный участок, но он закончится 01.03.2015 г. после уже будет простой вариант в точности как вы и описываете с выкупом. Продление упрощенной процедуры пока не предвидится закончилась лафа, в стране кризис, нужны деньги.

  2. Варфоломей

    Спасибо за информацию, очень рекомендую вам купить петличку, звук не очень качественный

  3. penhertter

    Что со счетами приватбанка которые были открыты в крыму, людьми с украинской пропиской (не крымской)? Все утеряно или там растет пеня на кредитной карточке и все такое?

  4. heckvipucen

    РФ это когда ты посмотрел стендап с шутками про власть и тебе в рекомендованных вылезает видео с названием Как вести себя на допросе?

© 2018 gremadm.ru