+7 (499) 653-60-72 Доб. 574Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Как оформлять входящие и исходящие документы

Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив. Сюда включают операции приема, распределения, регистрации, контроля исполнения, выдачи справок, формирования дел, предархивной обработки, хранения и использования документов. От правильной, рациональной организации документооборота зависят быстрота прохождения документа, оперативность решения затронутого в нем вопроса, равномерность нагрузки подразделений и должностных лиц. Работа с документами предприятия может быть представлена в виде следующей технологической цепочки операций:.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Журнал регистрации входящих документов

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Документооборот и делопроизводство в госсекторе

Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив. Сюда включают операции приема, распределения, регистрации, контроля исполнения, выдачи справок, формирования дел, предархивной обработки, хранения и использования документов.

От правильной, рациональной организации документооборота зависят быстрота прохождения документа, оперативность решения затронутого в нем вопроса, равномерность нагрузки подразделений и должностных лиц. Работа с документами предприятия может быть представлена в виде следующей технологической цепочки операций:. Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.

В документационном обеспечении предприятия можно выделить три основных группы документов: входящие документы поступающие , исходящие документы отправляемые , внутренние документы. Регистрация может проводиться для всех групп документов, прежде всего для входящих документов. Многие предприятия не ведут регистрацию внутренних документов. Работа по исполнению и контролю исполнения документов охватывает внутренние, входящие документы и только, как исключение, исходящие.

Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции, кроме входящих документов, которые, за редким исключением, не передаются на архивное хранение. Для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на предприятии разрабатывается инструкция по делопроизводству, которая содержит образцы правильно оформленных документов и правила работы с ними.

Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки писем. Затем проверяется правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов документа, наличие приложений к ним. Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы. На регистрируемых документах проставляется входящий номер, дата поступления документа в организацию. Далее входящие документы направляются руководителю.

Руководителю предприятия передаются на рассмотрение наиболее важные и срочные, из поступивших, документы. При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждаются ли документы, передаваемые руководителю, в подборе дополнительных материалов: предыдущей переписки, контрактов, нормативных документов и т.

Эти документы подбираются секретарем-референтом и передаются вместе с входящим документом руководителю предприятия. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные структурному подразделению или конкретно работнику фирмы.

Руководитель предприятия рассматривает входящий документ и с резолюцией, отражающей его решение и реальные сроки исполнения, направляет исполнителю через секретаря.

Секретарь вносит резолюцию в регистрационный журнал. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то документ передается первому в списке, который считается ответственным исполнителем. Исполнитель, работая с документом, готовит ответ, который направляется руководителю на подпись вместе с сопроводительными материалами, которые использовались при подготовке ответа. Секретарь получает от исполнителя инициативное письмо и помещает его в соответствующее дело для дальнейшего хранения и использования, а ответ направляет адресату.

Отправляемые из фирмы документы называются исходящими документами. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:. Проект исходящего документа составляется и оформляется исполнителем, а секретарь проверяет правильность его оформления. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов, составляемых в одном экземпляре. Подготовленный проект исходящего документа передается на подпись руководителю.

Вместе с ним могут быть переданы другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа инициативные письма, контракты, акты, нормативные документы ит. Руководитель может внести какие-либо изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

После подписания руководителем двух экземпляров документ регистрируется секретарем. Зарегистрированный документ отправляется в тот же день адресату. При отправке документа необходимо сверить адрес получателя на письме и на конверте. Копийный экземпляр отправляемого документа и единственный экземпляр факса подшивается в дело с перепиской. Для регистрации входящих и исходящих документов с помощью персонального компьютера можно использовать те же графы регистрационного журнала.

Внутренние документы — это документы, которые готовятся, оформляются и исполняются в пределах самой организации учреждения , в соответствии с внутренними правилами разработки документов. К внутренним документам относятся: заявления, акты, протоколы, докладные и объяснительные записки и т.

Завершающими стадиями работы с внутренними документами является: использование в справочно-информационной работе от1 года до 3 лет и определение дальнейшего срока хранения экспертизы ценности документов. В результате решения экспертной комиссии предприятия внутренние документы могут использоваться в справочно-информационной работе службы делопроизводства более трех лет или могут быть переданы в архив, или уничтожены.

Регистрация документов. Это фиксация факта создания документа или его получения, путем присвоения документу регистрационного номера индекса и записи сведений о нем в регистрационный журнал. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля. Основным принципом регистрации документов является однократность.

Каждый документ должен регистрироваться в данном предприятии только один раз. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы — в день подписания. Существует несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная, смешанная. Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации документов, т. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения, т. С учетом специфики предприятия может использоваться смешанная система регистрации документов, когда часть документов регистрируется централизованно, а часть документов — децентрализованно, в структурных подразделениях. При регистрации все документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:.

При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров индексов документам. Глава 1. Документооборот Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив. Прием и обработка входящих документов осуществляется секретарем— референтом.

Секретарь при необходимости осуществляет контроль за исполнением входящего документа. На небольших предприятиях чаще всего применяется централизованная система регистрации.

Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации. В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо. Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы.

Обработка документов. Экспертиза ценности документов. Входящий документ поступающий документ — документ, поступивший в учреждение. Исходящий документ отправляемый документ — официальный документ, отправляемый из учреждения.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

В статье разберем основные ошибки, которые допускают секретари, делопроизводители, а часто и руководство в обращении с документами организации. Рассмотрим эти ошибки, расположив их по процессам управления документами. Логика, которой руководствуются секретари, помещая в одну регистрационную форму и входящие, и исходящие документы, понятна: все документы учитываются по видам, значит, все письма будут регистрироваться в одном журнале. Однако такой подход ошибочен.

Обработка документов

Внутренний документопоток составляют документы, не выходящие за пределы организации. Это отличает его от потоков входящих и исходящих документов. Как правило, это наименее регламентированная часть документооборота. Внутренние документы создаются и обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в рамках компании.

Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу , так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня. В компанию поступает достаточно много входящих документов - письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения. Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации. Такой перечень может быть и самостоятельным документом в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании , и приложением к инструкции по делопроизводству. На практике в него включают:.

Журнал регистрации исходящих документов

Для организации рационального документооборота компании необходимо упорядочить работу с исходящим документопотоком от момента создания документа до его отправки за пределы компании. Исходящие документы, инициативные либо ответные на поступившие запросы, готовятся специалистами в структурных подразделениях. Далее они проходят все необходимые этапы согласований, визирования и утверждения или подписания. Последними этапами в технологии работы с исходящими документами являются их регистрация и отправка.

Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства.

Такой журнал должен заполняться в каждой организации или на предприятии. Практически вся входящая или исходящая информация фиксируется при поступлении или выходе из предприятия. Но стоит разобраться какая именно корреспонденция должна обязательно регистрироваться в журнале, а какая не потребует учета. Что именно не подлежит регистрации обычно утверждается руководителем и прилагается к должностной инструкции секретаря предприятия. Это могут быть:. Регистрацию данной корреспонденции осуществляет обычно секретарь руководителя или специальный сотрудник, наделенный полномочиями. Если в компании есть журнал регистрации входящих и исходящих документов это дает возможность. Бывает так, что в компании достаточно большой объем корреспонденции.

Обработка входящих документов включает: первичную обработку документов, и оформления проходит путь подготовки исходящих документов.

Делопроизводство от А до Я. Работа с исходящей корреспонденцией

.

10 любимых ошибок в управлении документами

.

Делопроизводство от А до Я. Работа с внутренними документами

.

Регистрация входящих документов

.

.

.

Комментарии 5
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. nasute

    Съёмки с видеокамер любят неожиданно пропадать. Сперва вам откажут в просмотре камер магазина, а в следующий раз окажется, что в тот день видеозапись не работала по техническим причинам.

  2. haiblephac

    Спасибо за труд.

  3. quesingcent91

    Зарплаты чиновников достаточны , или высоки по отношению к средней (реальной зарплате в стране. Здесь важно наличие морали , свинью никакими зарплатами накормить не возможно, из-за отсутствия некоего условного морального (духовно-социального ограничителя в голове. Жадность элементарная и главенство животных инстинктов при наличии власти, превращает и так не далёких руководителей в образцовых хапуг и моральных уродов. А таких особей никакими зарплатами , или привилегиями удовлетворить не возможно!

  4. belwkisdiroun

    Тарас Юрист, освятите вопрос ПРИЗЫВА, что будет если до 27 не смогли призвать? (удачно уклонился и так далее)

  5. riyjoyhyd

    Тарас Валерьевич! Прошу вас просветить слушателей про новшество облэнерго с 01.01.2019. Прислали Заяву приеднання , в которой упоминается ЗУ. Про рынок электроэнергии и ст. 633, 634, 641 и 642 Гражданского кодекса Украины.

© 2018 gremadm.ru