+7 (499) 653-60-72 Доб. 574Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Правила ведения и хранения личных дел работников

Правила ведения и хранения личных дел работников

Правила оформления и ведения личных дел сотрудников каждая компании вправе разработать с учетом специфики своей деятельности. Но при этом следует учитывать общие принципы в соответствии с которыми осуществляется ведение личных дел сотрудников. В соответствии с законодательством, ведение личных дел работников вменяется в обязанность не всем работодателям. Такие дела обязаны формировать кадровые службы организаций государственного и муниципального подчинения.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Как организовать хранение личных дел сотрудников

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Если не в личном деле, то где хранить документы по работнику? – Елена А. Пономарева

Законодательное регулирование ведения личных дел в организациях различных организационно-правовых форм в настоящее время отсутствует.

Исключение составляют федеральные органы исполнительной власти, которым закон предписал обязательное ведение личных дел, определил состав документов и порядок их расположения в личном деле государственных гражданских служащих, о чем будет сказано ниже. Это надо знать. Личное дело - это совокупность документов, содержащих полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Отсутствие правовой базы по ведению личных дел привело к тому, что руководство негосударственных и бюджетных организаций самостоятельно решает, необходимо ли вести личные дела, а также на работников каких категорий их заводить. Необходимость ведения дел может быть зафиксирована или в правилах внутреннего трудового распорядка, или в инструкции по кадровому делопроизводству, или в приказе руководителя организации.

Есть компании, в которых личные дела не ведут. Поскольку личное дело необходимо руководству и специалистам кадровых служб как справочник о трудовой деятельности конкретного работника, копии всех документов помещают в отдельный файл после личной карточки формы Т-2, которая в обязательном порядке заводится на каждого сотрудника.

Руководство организации может принять решение о ведении личных дел на всех работников, должности которых включены в штатное расписание, - от уборщика служебных помещений до генерального директора. Наиболее оптимальным представляется ведение личных дел на работников трех категорий: руководящий состав, специалисты, материально ответственные лица.

Состав документов, помещаемых в личное дело, также носит рекомендательный характер. Личное дело оформляется кадровой службой после издания приказа о приеме на работу и ведется по каждому принятому сотруднику до его увольнения.

Оно ведется в одном экземпляре и представляет собой папку-скоросшиватель, куда в хронологической последовательности помещаются документы. Если личное дело заводится на определенную категорию работников, в него помещают документы, фиксирующие особенности их трудовой деятельности.

Специалист кадровой службы, ответственный за ведение личных дел, обязан своевременно вносить копии документов об изменении в служебном положении или биографических данных работника. Основанием внесения изменений и дополнений в личное дело служат:. Последний документ, помещаемый в личное дело, - копия приказа о прекращении трудового договора увольнении. На копиях приказов по личному составу о приеме, переводе, поощрении, увольнении ставят заверительную надпись, в соответствии с ГОСТ Р 6.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Заверительная надпись придает копии документа юридическую силу. Заверенные копии документов могут удостоверяться печатью кадровой службы или печатью организации. В личное дело не рекомендуется помещать документы, хранящиеся до 10 лет справки о состоянии здоровья, с места жительства, о предоставлении учебного отпуска и др.

Личное дело на каждого работника формируется в отдельной папке-скоросшивателе. Оформление ее обложки включает:. Важно знать сроки хранения личных дел. Постоянно хранятся личные дела руководителей организаций; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; членов депутатов представительных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени.

Это срок хранения личного дела в архиве организации, куда передаются дела уволенных работников. В кадровой службе ведется журнал учета личных дел. Он включает шесть граф, куда записывают порядковый номер личного дела, фамилию, имя, отчество работника, его табельный номер, должность и структурное подразделение см.

Порядковый номер личного дела в журнале учета указывается на лицевой стороне обложки личного дела и на личной карточке формы Т Ежегодно в кадровой службе проводят проверку наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров. Внизу оборотной стороны листа предусмотрен реквизит "отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел", где пишут "личное дело проверено", указывают дату проверки, должность и подпись работника, ее проводившего.

В случае выявления недостатков в оформлении и ведении личных дел составляют акт. Результаты проверки доводятся до руководителя организации.

Личные дела хранятся в сейфах или в специальных запирающихся шкафах. Располагают их в алфавитном порядке в небольших организациях или по порядку номеров. При переходе работника в другую организацию личное дело остается на прежнем месте, за работником оно не передается.

Личное дело может быть выдано во временное пользование по запросу государственных органов с разрешения руководителя организации. На выданное дело заводят карточку-заместитель.

На ней указывают: когда, куда и кому выдано личное дело. Лица, получившие личное дело, расписываются в карточке-заместителе. При возвращении дела в ней проставляют дату возврата. Карточку-заместитель вкладывают в дело. Если из личного дела изымают отдельный документ документы , на его место помещают справку, подписанную работником, ответственным за ведение кадрового делопроизводства. В справке указывают, с какой целью, на каком документальном основании изъят документ из личного дела и кому передан.

В документы дела, выданные во временное пользование, запрещено вносить исправления, новые записи, также запрещено заменять документы, разглашать содержащиеся в них сведения. Личные дела относятся к делам строгой отчетности, их нельзя выдавать работникам, на которых они заведены. Обычно перечень лиц, имеющих право просматривать личные дела, дается в положении о защите персональных данных работника.

Хранят личные дела в кадровой службе. Ответственность за их хранение возлагается на руководителя организации и руководителя кадровой службы. В кадровой службе хранятся только личные дела работающих сотрудников. При увольнении в личное дело помещают заявление работника об увольнении и приказ о прекращении трудового договора увольнении. Личные дела работающих хранятся в кадровой службе. Дела уволенных сотрудников передаются из кадровой службы в архив организации. Если архива нет, личные дела уволенных работников оформляют в соответствии с установленными правилами и переставляют на полку, отведенную для хранения личных дел уволенных.

Оформляется личное дело уволенного работника при передаче в архив организации следующим образом. Первый документ, помещаемый в личное дело, - внутренняя опись документов, помещенных в личное дело.

Она содержит сведения о наименовании, количестве и нумерации листов, порядковых номерах документов дела, их индексах. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов документов, включенных в дело. Внутренняя опись подписывается ее составителем.

Подпись включает наименование должности составителя в соответствии со штатным расписанием, личную подпись, ее расшифровку с инициалами имени и отчества, которые проставляются перед фамилией. Обязательно указывается дата составления описи см. В конце дела помещают лист-заверитель. Он составляется с целью учета количества листов в деле и особенностей их нумерации. Лист-заверитель имеет форму, установленную "Основными правилами работы архивов организаций" см. Лист-заверитель составляется на отдельном листе, который помещается за последним документом дела.

Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистую оборотную сторону последнего листа документа. Если забыли подшить в дело лист-заверитель, его разрешается приклеить на внутреннюю сторону обложки дела. Если есть особенности в нумерации листов, они обязательно описываются в заверительной надписи. Это могут быть:. В тех случаях, когда в оформленное дело вносят какие-либо изменения в состав или состояние дела, в случае повреждения, замены подлинных документов копиями и т.

Практика кадрового делопроизводства использует объединение небольших по объему личных дел уволенных сотрудников в одно дело.

Главное условие - дело не должно превышать листов. Отдельные личные дела сшиваются вместе по году увольнения, располагаются в алфавитном порядке и разделяются чистым листом бумаги, на котором указываются фамилия, имя, отчество уволенного работника. На документы объединенного личного дела составляется внутренняя опись, где перечисляются в алфавитном порядке фамилии, имена и отчества с указанием соответствующих страниц в объединенном деле.

Порядок ведения личных дел государственных служащих более четко определен федеральным законодательством. Личное дело государственного служащего - это основной документ учета государственных служащих, содержащий информацию обо всей его трудовой деятельности.

Порядок ведения личных дел и состав документов в них определен в Указе Президента Российской Федерации от Указов Президента РФ от На государственного служащего заводится одно личное дело, которое передается в другую организацию в случае перевода служащего.

Государственным служащим предписано не реже одного раза в год знакомиться с документами их личных дел. Если после ознакомления с документами своего личного дела государственный служащий хочет дать пояснение, он дает его в письменном виде, которое помещается в личное дело. Личные дела лиц, освобожденных от замещения государственных должностей федеральной государственной службы в связи с прекращением ими федеральной государственной службы, хранятся кадровыми службами соответствующих федеральных государственных органов в течение 10 лет со дня освобождения от должности, после чего передаются в архив.

Подводя итоги рассмотрения правил и рекомендаций по ведению личных дел, можно сделать ряд выводов:. Ведение личных дел в негосударственных организациях основано на нормах обычного права, т. Правовая база закрепляет лишь порядок передачи личных дел в архив организации. Личные дела государственных гражданских служащих ведутся по правилам, закрепленным законодательством РФ. Основные различия между ними состоят в том, что личные дела ведутся в обязательном порядке на всех государственных гражданских служащих; личные дела государственных гражданских служащих передаются вслед за ними в случае их перевода или перехода в другую организацию.

Вход Регистрация Забыли пароль? Главное меню. Вы здесь. Опубликовано пользователем hrconsul. Новые темы форума. Увольнение за прогул и перенос отпуска SOS! Неправильно внесла запись на титульный лист Труд. График отпусков и срочные трудовые договора Пропавшие работники Приказ Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации Минздравсоцразвития России от 11 января г.

Зайти на форум Задать вопрос.

Вести личные дела сотрудников по закону обязательно только в государственных и муниципальных организациях. Закон же определяет и требования к их оформлению. Но практическая польза от такого документа будет в любой организации.

Личное дело сотрудника — это пакет документов, содержащий личные сведения о работнике, а также информацию, касающуюся его деятельности в данной организации. В законодательстве нет прямого указания, что каждый работодатель должен формировать личное дело на работника. Поэтому руководство организаций вправе самостоятельно решать данный вопрос. Но, в то же время, законодательство обязывает оформлять на каждого принятого работника личную карточку формы Т После того, как в году было отменено обязательное использование унифицированных форм, по поводу обязательности карточки идут споры.

Порядок хранения и ведения личных дел сотрудников

Личные дела ЛД , в соответствии с требованиями Федерального закона от На остальные организации коммерческие и НКО такая обязанность не распространяется. Поэтому все юрлица и ИП могут их не вести или же вести по своему желанию. Поскольку сформированные личные дела позволяют наилучшим образом систематизировать кадровые данные организации и дают кадровикам возможность быстро найти любую необходимую информацию, на практике их ведут практически все фирмы. Удобнее делать это в соответствии с существующими рекомендациями. Поэтому познакомимся с ними внимательнее. В соответствии с подп.

Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

Это пакет сведений и документов о сотруднике, занимаемых им должностях и его продвижению по службе. Дело или совокупность документов, заключенных в отдельную обложку, ведется на каждого сотрудника предприятия если работодатель принял решение о ведении таких документов. По закону дела ведутся только на госслужащих см. Федеральный закон от Однако, если руководство приняло решение вести такие документы своих подчиненных, их придется и хранить.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как оформить личное дело работника?
Законодательное регулирование ведения личных дел в организациях различных организационно-правовых форм в настоящее время отсутствует. Исключение составляют федеральные органы исполнительной власти, которым закон предписал обязательное ведение личных дел, определил состав документов и порядок их расположения в личном деле государственных гражданских служащих, о чем будет сказано ниже.

Работник обратился в суд, так как посчитал, что на него оказали психологическое давление и заставили уволиться. Теперь резюме соискателей, чей стаж превысил 30 лет, помечены на портале специальным знаком. Работнику предложили в уведомлении о сокращении вакантную должность. Он решил подумать над переводом, а когда согласился — ему отказали. Издание Подписаться на журнал Форум для специалистов по кадрам Авторам Рекламодателям. Электронная версия журнала. Рубрики Новое в законодательстве Практика применения трудового законодательства Кадровое делопроизводство Трудовая книжка Трудовые споры Охрана труда Оплата труда Рабочее время Социальное обеспечение Пенсионное обеспечение Бухгалтерия и кадры Надзор и контроль Архивное дело Зарубежный опыт Кадровый менеджмент Рекрутинг Банк документов Мотивация труда. Законодательство РФ предписывает вести личные дела на лиц, замещающих должности государственной службы. Порядок ведения личных дел государственных служащих регламентируется в соответствии с Указом Президента РФ от 1 июня г.

Как оформить личное дело сотрудника бюджетной организации

Но из-за того, что порядок их ведения никак не регламентирован, нередко возникают трудности. Но, несмотря на это, личные дела ведутся практически везде. При этом все копии должны быть надлежащим образом заверены.

Во многих хозяйствующих субъектах, использующих труд наемных работников, на вновь трудоустроенного подчиненного заводится личное дело. При этом, внешний вид и структура подобного документа не имеет строгой регламентации. Как быть в этом случае и как его тогда составлять — насущные вопросы многих кадровиков.

.

Поэтому подробно рассмотрим состав личного дела работника , а также другие связанные . Правила ведения и сроки хранения.

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ЛИЧНЫМИ ДЕЛАМИ РАБОТНИКОВ

.

Порядок ведения личных дел в 2018 году

.

Состав личного дела работника

.

Правила и рекомендации ведения личных дел

.

Формирование и хранение личных дел сотрудников организации

.

.

Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пока нет комментариев. Будь первым!

© 2018 gremadm.ru