+7 (499) 653-60-72 Доб. 574Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Как правильно вести учет входящей и исходящей корреспонденции в организации

Как правильно вести учет входящей и исходящей корреспонденции в организации

О существующих в делопроизводстве правилах регистрации входящих документов уже рассмотрено ранее. Для полноты понимания вопроса стоит вернуться и прочитать, если вы начали знакомство с темой именно с этой статьи. Так же вам может оказаться полезной информация о регистрации и согласовании приказов по основной деятельности. Что касается входящих документов, то на сегодняшний день их допускается регистрировать в журнальной форме и на карточках на бумажных носителях или в электронном виде в СЭД. Давайте рассмотрим преимущества и недостатки каждого способа, чтобы осознанно сделать выбор подходящей формы регистрации.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Регистрация документов. Входящая и исходящая корреспонденция.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Виды и журналы. Корреспонденция и внутренние документы (десктоп-клиент)

Для сотрудника "Деловод" доступны две папки: "Входящие" и "Исходящие". Их назначение простое: если в вашу организацию приходит официальное письмо, его обычно регистрируют в журнале, присваивают номер, и далее с помощью этого номера данный документ можно легко найти, исполнить, подготовить ответ.

В папке "Исходящие" наоборот, следует регистрировать все официальные письма, которые ваша организация отправляет кому-либо. Реквизитами входящего письма непременно будут: "Корреспондент" - тот, кто вам его отправил организация.

Также, отправитель обычно имеет свой номер и дату документа. Эти регистрационные данные разумеется, будут придуманы не вами. Для их хранения применяются поля "Дата документа" и "Индекс документа". Важно: у всех обычных внутренних документов есть поля "Дата документа" и "Индекс документа". Это ваши поля, регистрационный номер и дата регистрации.

Но у "Входящего письма" эти поля по смыслу отличаются, хотя и названы так же. Они несут регистрационный номер и дату, но не в вашей организации, а в той, что вам его отправила. А поля "Индекс входящего" и "Дата входящего" будут содержать ваш регистрационный номер и дату. Задание 4: Создайте входящее письмо от имени "Деловод". Вам потребуется также завести справочную запись для поля "Корреспондент" - организацию-отправителя.

После сохранения документа он автоматически получает регистрационный номер и дату, о чем вы можете убедиться, если посмотрите на вкладку "Регистрация документа". Когда вы создавали Входящее письмо, вы обратили внимание, что поле "Индекс входящего" блокировано и имеет надпись " нумератор подключен ".

Это означает, что в подразделении текущего пользователя существует объект-нумератор, который позволяет выдавать по порядку регистрационные номера. Благодаря этому вашему сотруднику не придется их вводить вручную. Сам нумератор вы можете увидеть в администрировании, если откроете подразделение и перейдете на вкладку "Используемые нумераторы":. В крупных организациях может быть ситуация, когда отдельные департаменты имеют собственные канцелярии и свою регистрацию.

В более простом случае только одно подразделение считается "канцелярией", и сотрудник-регистратор должен быть именно в нем. Если у вас два и более сотрудника-регистратора, вы можете разделить их работу: один может заниматься только Входящими, другой - Исходящими, а третией - внутренними документами приказами, служебными записками и т.

Важно: если вы создадите двух сотрудников с ролью "Сотрудник канцелярии" в одном подразделении, они будут видеть одинаковые папки Входящие, Исходящие, Служебные. Обычно это правильный подход, т. Задание 7: Создайте нумератор для документа "Приказ".

В простом варианте следует только заполнить его имя, и указать внизу галочкой связанный тип документа. Строка формата может быть пустой - это обеспечит просто цифровую нумерацию, без префиксов или суффиксов. Сразу после того, как нумератор создан, вы можете создать в клиенте новый приказ из-под сотрудника "Деловод" - вы должны видеть, что нумератор подключен и работает.

Важно: регистрационный номер документа может иметь текстовые префиксы или суффиксы. Это не обязательное условие, но в ряде организаций у входящих документов, может быть номер "ВХ", у исходящих - "ИС" и так далее.

Так как хранится номер в текстовом виде, сортировать по данному полю обычно бессмысленно - номера 1 и 10 будут идти рядом, несмотря на то, что между ними 9 других документов. Вместо этого сортируйте по дате создания документа, или по дате регистрации.

При создании компании и дальнейшей ее работе будет образовываться большое количество входящих документов. И со временем оно будет только расти. Чтобы не утонуть в этом потоке, необходимо поддерживать четкий порядок на всех этапах жизни документов.

Одной из функциональных задач секретаря руководителя является регистрация и контроль входящей корреспонденции и исходящей. У секретарей, особенно без опыта работы, часто возникают вопросы о необходимости ведения учета входящей и исходящей корреспонденции или сокращении предусмотренных граф. Во избежание конфликтных ситуаций, а тем более решения спорных вопросов в суде, руководителям, любых форм собственности, рекомендуется организовать четкую систему документооборота. Существует несколько типов входящей корреспонденции и исходящей, как внутренней, так и внешней.

Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистрировать

Каждый секретарь сталкивается с документами, поступившими в компанию извне. На сегодняшний день нет строгих правил, устанавливающих единообразный подход к процедуре регистрации документов и работы с ними: жесткие инструкции остались в прошлом, на смену им пришли мягкие Методические рекомендации, содержащие расплывчатые указания об общих принципах работы с документами, без конкретизации и пошаговых советов. Кроме того, рекомендации ориентированы на органы государственной власти и муниципалитеты, поэтому частные компании вправе организовывать работу с документами по своему усмотрению. Несмотря на то, что процесс прохождения входящей корреспонденции имеет свои правила, одинаково применимые как к бумажному, так и к современному электронному делопроизводству, соблюдение которых позволяет секретарю переходить из компании в компанию без потери профессиональной репутации, следует помнить, что жизненный путь поступившего документа напрямую зависит от структуры фирмы, поставленных задач, интенсивности переписки, оснащенности техническими средствами и даже от личности руководителя. Поэтому безукоризненно отлаженная форма работы с входящей корреспонденцией крупного многопрофильного предприятия может категорически не подходить для маленькой фирмы.

Работа с Входящей и Исходящей корреспонденцией (Урок 7)

И мы записали, что это — птеродактиль. А вышло, что это был птерозавр! Пришлось переписывать целую страницу! А ведь еще в детстве этим примером нам указывали, насколько важны аккуратность и порядок в регистрации входящей документации. Да, Иван Сергеевич, как истинный ученый, с некоторой пренебрежительностью отнесся к утомительной процедуре регистрации, назвав Вертера бюрократом.

Для сотрудника "Деловод" доступны две папки: "Входящие" и "Исходящие". Их назначение простое: если в вашу организацию приходит официальное письмо, его обычно регистрируют в журнале, присваивают номер, и далее с помощью этого номера данный документ можно легко найти, исполнить, подготовить ответ.

Такой журнал должен заполняться в каждой организации или на предприятии. Практически вся входящая или исходящая информация фиксируется при поступлении или выходе из предприятия. Но стоит разобраться какая именно корреспонденция должна обязательно регистрироваться в журнале, а какая не потребует учета. Что именно не подлежит регистрации обычно утверждается руководителем и прилагается к должностной инструкции секретаря предприятия. Это могут быть:. Регистрацию данной корреспонденции осуществляет обычно секретарь руководителя или специальный сотрудник, наделенный полномочиями. Если в компании есть журнал регистрации входящих и исходящих документов это дает возможность. Бывает так, что в компании достаточно большой объем корреспонденции. В этом случае целесообразно вести три вида таких журналов:. Они не имеют официально утвержденной формы.

Делопроизводство от А до Я. Работа с входящей корреспонденцией

В любой современной организации ведется учет и своевременная обработка входящей корреспонденции. Для этих целей на предприятиях заводят специальный журнал, в который заносят сведения обо всех поступающих письмах и других документах. Как правильно вести такой журнал, рассказывается в данной статье.

.

.

Несмотря на то, что процесс прохождения входящей корреспонденции . Документы, поступившие в организацию, регистрируются один раз в день поступления. Регистрацию документов можно вести в журнале учета, на специальных Внесение в журнал учета исходящих документов информации о.

Как вести журнал входящей корреспонденции

.

Некоторые секреты входящих документов

.

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции

.

Журнал регистрации входящих документов

.

.

.

Комментарии 4
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Зосима

    А вот мамочкам и тем, кто имея стаж пошёл учиться (стаж обещали защитывать), тот стаж вычли. А ведь был! И мы на него рассчитывали. Исходя из него строили события жизни. Не всегда удобные и выгодные. Хочется сказать Украли .

  2. Лилиана

    Порошенко решил вознаградить атошников,тем самым узаконил грабежи и снял с себя огромные расходы ,на содержание этого отмороженного стада!

  3. Фатина

    В одном видео вы уже дали адекватный ответ Государство эту сетуацию видели и вот розвязка

  4. Лада

    Питання про доставку авто в Одесський порт і розмитнення, чи будуть зміни? В період воєнного часу міжнародні перевезення і торгівля в нашому випадку не постраждають?

© 2018 gremadm.ru